EXPEDIENTE ELECTRÓNICO JUDICIAL
El
expediente electrónico judicial es un servicio en el cual es posible ver los documentos de los expedientes en los
que la persona es parte del proceso, desde la comodidad de su hogar u oficina puede consultar sus
expediente ya sea de procesos civiles,
penales, etc. Además este expediente electrónico judicial ofrece
tres ventajas:
SEGURIDAD:
con el expediente electrónico
judicial se asigna un nombre y se asigna y una contraseña que lo identifica, y solo le permiten
ver los expedientes de los juicios donde la persona es parte.
COMODIDAD:
ya no es necesario esperar para obtener copias ya que de necesitarlo su documento, simplemente lo puede imprimir.
RAPIDEZ:
desde el expediente electrónico
judicial usted puede revisar de manera directa todos lo expediente en los que tenga interés jurídico sin necesidad de consultar y revisar uno por uno.
Para el
primer semestre de este año está proyectada la puesta en marcha del expediente
digital, el cual dará lugar a un modelo propio de justicia en red, aseguró el
presidente del Poder Judicial, César San Martín Castro, quien agregó que esta
iniciativa forma parte de un vasto programa de tecnologías de la información
para facilitar el acceso a la justicia, de acuerdo a las exigencias y
tendencias existentes en todo el mundo.
Acercamiento a la justicia.
Acercamiento a la justicia.
La Corte de
Junín será el distrito judicial piloto sobre las acciones que emprenderá la
judicatura en su acercamiento al ciudadano, con el apoyo del BM. Así, se tiene
previsto implementar diversos servicios informáticos, como quioscos multimedia
para la expedición de antecedentes penales, pago de tasas judiciales, registro
biométrico de firmas, y consulta de estado de expedientes. Además, la
implementación del nuevo sistema de notificaciones electrónicas, entre otros.
El Poder
Judicial estableció la meta denominada “papel cero”, que plantea eliminar el
uso del papel en el uso de expedientes electrónicos, en un plazo de alrededor
de cinco años.
“El gran proyecto final ‘papel cero’ no dura
menos de cuatro, cinco, seis años, es todo un trabajo que va haciéndose
progresivamente con mucho cuidado, y ese es un tema de largo aliento, pero hay
que empezar, y ya empezamos”, declaró a Andina.
En ese sentido,
señaló que otro objetivo es la centralización de la base de datos, con la
creación de un “data center” propio, que aún no tiene el Poder Judicial.
Refirió que
la base de datos central generará “un piso tecnológico” que no solo sustentará
la consulta de expedientes judiciales, sino que posibilitará un sistema
integrado de administración judicial y dará paso al expediente electrónico.
“Los
expedientes electrónicos se utilizarán si o sí, ya no hay otra opción”, señaló
en su discurso durante el taller de modernización de la gestión institucional
del Poder Judicial, realizado en la víspera en el Palacio de Justicia.
EL EXPEDIENTE JUDICIAL, ANTECEDENTES.
Primeramente
el expediente propiamente dicho según un marco teórico es una herramienta
administrativa utilizada en organismos de los diferentes países, así también
podemos decir que los expedientes son el conjunto de los documentos que
corresponden a una determinada cuestión. También puede tratarse de la serie de
procedimientos de carácter judicial o administrativo que lleva un cierto orden.
Pero La definición de expediente varía incluso según el país. En general, se
trata de un instrumento administrativo que recopila la documentación
imprescindible que sustenta un acto administrativo.
Entonces
ahora que ya conocemos el concepto de expediente veamos que es un expediente
electrónico, en el ámbito de la Administración de Justicia, se define como el
conjunto de información que se genera durante la tramitación de un expediente
judicial, tanto la emitida desde la propia oficina judicial como la aportada
por las partes durante el desarrollo del proceso o la que se deriva de los
informes o aportaciones de peritos y profesionales.
VENTAJAS
Porque
resulta una ventaja el expediente electrónico?, En el sistema judicial son
amplias las fronteras que hay que cubrir como por ejemplo los sistemas de
información que se implementan en las oficinas judiciales, permiten que toda la
información que se genera ya esté en formato electrónico y se integre de forma
natural en el Expediente Judicial Electrónico, así también los documentos
aportados por las partes y los profesionales al expediente llegar a las
oficinas judiciales, donde se incorporarán al Expediente Judicial Electrónico,
tanto si se trata de escritos de trámite como en el caso de documentos que dan
origen a un nuevo asunto judicial, es así que se mantiene un mejor orden y
conservación de dichos expedientes además de su mejor y más rápida ubicación.
Entonces
para beneficiarnos de estas ventajas sería necesario que la Administración de
Justicia busque y plantee que los litigantes, sus representantes y demás
profesionales presenten sus escritos en formato electrónica con las debidas
garantías y que los procesos a los que den lugar se tramiten íntegramente en
formato electrónico esto para hacer más rápida y ordenada los procesos
judiciales pero para conseguirlo sería necesario fomentar diversas métodos y
una correcta actualización de los actores judiciales.
¿GLOBALIZACIÓN JUDICIAL?.
Resulta
particular que al avance de la Tecnología la necesidad de realizar una correcta
asimilación de estos cambios en Justicia, viene marcada por los riesgos
inherentes a todo proceso de transformación. Es necesario gestionar la
resistencia al cambio, especialmente en aquellos colectivos poco familiarizados
con los nuevos procesos y sistemas a poner en marcha. Será necesario un nivel
de compromiso suficiente como catalizador del proceso de cambio, y la
comunicación de una visión global y compartida de los promotores para vencer
las dificultades del impacto organizativo y cultural que supone el hecho de
trabajar con nuevos sistemas.
Para poder
interrelacionar a todos los usuarios de la Administración de Justicia, es
imprescindible que se disponga de medios seguros. Es necesario acreditar quién
está firmando los documentos, quién está realizando las presentaciones, que lo
que figura en el Expediente Judicial Electrónico es lo que se ha presentado, en
definitiva quién y en qué condición está accediendo a la Administración de
Justicia y es aquí donde la firma digital adquiere todo su protagonismo.
Los
documentos generados desde los sistemas de información de las oficinas
judiciales deberán estar firmados digitalmente por los usuarios con
autorización para ello, siendo estos inicialmente los secretarios, fiscales,
jueces y magistrados. Asimismo las presentaciones que se realizan en el juzgado
deberán tener la validez que en cada momento sea necesario. Los documentos
presentados en las sedes judiciales deben llevar una firma digital mediante una
entidad certificadora que a modo de sello de entrada, certifique que ese es el
documento que se ha presentado.
Según lo
antes mencionado La existencia del Expediente Judicial Electrónico facilita la
itineración de los mismos no sólo dentro de la nueva organización entre las
unidades procesales de apoyo directo y los servicios comunes, sino también
entre diferentes órganos de la estructura judicial, tanto si se trata de
itineraciones de asuntos entre órganos de la misma provincia tales como
elevaciones, recursos, inhibiciones, etc como entre órganos de distintas
ubicaciones geográficas.
EN CUANTO A SUS BENEFICIOS:
A CORTO PLAZO
Transparencia
y acceso: El mismo que va a permitir conocer la oficina en la que está el
expediente, la persona que lo tiene y desde qué fecha.
Eficiencia:
Tendrá efecto en los expedientes digitales, el paso de una oficina a otra es
inmediato, se va a conocer fácilmente quién tiene el expediente y desde cuándo,
permitirá identificar claramente el trabajo realizado y también el pendiente,
ayudando a la distribución de tareas dentro de cada oficina. Las implantaciones
de Expediente Electrónico son una muy buena oportunidad para readecuar los
trámites y de esta manera simplificarlos.
Fácil
ubicación de expedientes: Realizar búsquedas por los distintos datos
concernientes, sin tener la necesidad de rastrearlo por el número, va a
posibilitar acceder a los expedientes desde cualquier dependencia.
Seguridad:
Se lograría la disminución de riesgo de que ocurra un extravío al no utilizarse
el ya tan utilizado papel, habría una mayor dificultad de adulteración, se
encontraría un mayor control de acceso para permitir consultar los expedientes
realizados únicamente a las personas autorizadas, se encontraría respaldo de
los expedientes de forma automática y finalmente y como punto más importante la
protección de datos sensibles.
Mayor
dificultad de adulteración: Producirá mayor control de acceso para permitir
consultar los expedientes únicamente a las personas autorizadas, respaldo de
los expedientes de forma automática, se encontrará protección de datos
sensibles, se puede obtener información sobre la cantidad de expedientes
generados por oficina, por tema, por fechas, entre otros, se puede saber quién,
cuándo y qué modificaciones se hicieron, habría menor necesidad de impresión,
EL formato electrónico permite que la información no se deteriore con el tiempo
lo cual se encuentra como problema principal en los expedientes físicos, se
dará la obtención de indicadores lo cual permite identificar los problemas de
la gestión y así definir procedimientos para mejorar la misma.
A MEDIANO PLAZO:
Se da la
obtención de indicadores que permite identificar los problemas de gestión y así
definir procedimientos para mejorar la misma y finalmente menor utilización de
espacio físico a medida que la cantidad de papel va disminuyendo.
A LARGO PLAZO:
Los
expedientes serán tratados uniformemente sin importar la dependencia a la cual
pertenecen y como último punto la eliminación del archivo físico de expedientes
una vez que se tengan todos en forma electrónica, debido a su ya inútil
conservación.
Sin embargo
en lo que concierna a la actualidad de nuestro país, según el Diario Oficial
“El PERUANO” está programado, para el primer semestre de este año la puesta en
marcha del expediente digital, el mismo que dará lugar a un modelo propio de
justicia en red, según hizo alusión el presidente del Poder Judicial, César San
Martín Castro, además el mismo que agregó que esta iniciativa forma parte de un
vasto programa de tecnologías de la información para de esta manera facilitar
el acceso a la justicia, de acuerdo a las exigencias y tendencias existentes en
todo el mundo, lo que resulta entonces siendo una necesidad fundamental.
CONCORDANCIA CON LA LEGISLACIÓN Y LA JURISPRUDENCIA
Otro de los
grandes beneficios es que el proceso digital estaría conectado con la legislación
y la jurisprudencia como parte de una consulta o referencia cotidiana. A partir
de una sentencia, resolución o un dictamen fiscal, sin necesidad de tener que
recurrir a una biblioteca u otra fuente bibliográfica, se puede ubicar
inmediatamente y en forma instantánea la norma legal o cualquier otra fuente
informativa o bibliográfica que se cita y viceversa, sin perjuicio de poder
recurrir también a otras fuentes de consulta relacionadas o supeditadas con el
tema resuelto. Se incluyen bibliotecas electrónicas o cualquier otra fuente de
consulta digital, cuya información es fundamental para la toma de decisiones
entre todas las partes que intervienen en un proceso.
